Как легко и просто дать права доступа для работы в 1С
В данной статье речь пойдет о том, как самостоятельно, легко и просто предоставить права для работы в программе «1С: Бухгалтерия 8» сотрудникам предприятия. Можно предоставить доступ только к тем отчетам, справочникам или документам, которые необходимы конкретному сотруднику для работы, и ограничить доступ, не входящим в список настроек. Устанавливать настройки по доступу будем на основе программы «1С: Бухгалтерия 8» версия 3 конфигурация «Такси». Установка настроек по доступу не займёт много времени и знаний, прочитав данную статью, может произвести её любой из сотрудников, который работал или имеет представление о программных продуктах семейства 1С.
Кому предоставляются права доступа?
Права доступа можно предоставить:
- Одному пользователю;
- Группе лиц (пользователей).
Для облегчения работы службы, которая занимается предоставлением прав, лучше эту процедуру выполнять по группам, а не по конкретным лицам, работающим в данный период времени.
Группы могут группироваться в зависимости от:
- Должности (подразделения);
- Функциональных обязанностей;
- Других характеристик или параметров.
Права могут предоставляться на:
- Просмотр документов, справочников, составление отчётов в программе 1С. Предоставляется службам, к примеру, менеджерам по продажам или закупкам;
- Работу, при этом создаются (удаляются) документы, вводятся (выводятся) новые элементы справочников. Данные права могут предоставляться, к примеру, главному бухгалтеру или бухгалтерской службе;
- Администрирование программы, при этом сотрудник с правами администратора имеет полные права и может, к примеру, предоставлять права доступа, производить обновление программы и совершать другие функции входящие в первый и второй пункт.
В программе 1С выделено четыре основных профиля по предоставленным правам:
- Администратор;
- Главный бухгалтер;
- Бухгалтер;
- Синхронизация данных с другими программами;
- Только просмотр.
Как настроить права доступа в 1С?
Пользователь программы 1С, только с правами «Администратора», который имеет «Полные права», может предоставлять (настраивать) права доступа для сотрудников организации.
Чтобы настроить права доступа необходимо в главном меню выбрать раздел «Администрирование», далее перейти на «Настройки программы» и там выбрать «Настройки пользователей и прав».
При настройке пользователей и прав необходимо заполнить шесть разделов, каждый из которых описан ниже, это:
- Пользователи;
- Профили групп доступа;
- Кодирование настроек;
- Очистка настроек;
- Настройки пользователей;
- Внешние пользователи.
В разделе «Пользователи» создаются данные по сотруднику организации, которому предоставляются права. При этом нужно заполнить такие поля:
- Полное имя;
- Физическое лицо выбирается из справочника «Физическое лицо»;
- Вход в программу разрешён, устанавливается галочка;
- На закладке «Главное» отражается — имя для входа в программу (как оно будет называться при открытии программы), установление процедуры проверки подлинности при установке (изменении) пароля при входе в базу или показывать в списке выбора при входе в базу без проверки;
- На закладке «Адреса, телефоны» прописываются данные по электронной почте в интернете, номера телефонов;
- На закладке «Комментарий» можно оставить любые записи по пользователю необходимые для работы.
Далее в настройке устанавливается признак «Отображать автора документа», в поле «Ответственный» в созданном документе.
Удобная функция, так как руководителю отдела при обнаружении ошибки видно, кто создал данный документ, для устранения и недопущения такой ошибки в будущем.
В разделе «Профили групп доступа» можно установить признак «Ограничить доступ на уровне записей» по всем сотрудникам организации или создать действия (роли) по каждому сотруднику, которому предоставляются права в программе 1С. При этом нужно выбрать на закладке «Разрешённые действия (роли)» необходимые позиции и после этого на закладке «Описание» будет прописано, какие действия включают данные права.
Права администратора лучше не предоставлять для «обычной» работы в программе, так как данные права дают большие возможности в базе 1С, не только просматривать, изменить, удалять документы, но и другие функции, в которые входит и изменение конфигурации программы.
В разделе «Копирование настроек пользователей» позволяет производить копирование настроек уже предоставленным другим сотрудникам предприятия. Есть возможность копировать все настройки или отдельные настройки, выбранным пользователям или всем пользователям.
Данную функцию удобно применять на крупных предприятиях, в целях экономии времени на создание подобных настроек для новых сотрудников.
В разделе «Очистка настроек пользователей» позволяет производить очистку настроек у выбранных пользователей или у всех пользователей разом, не заходя в индивидуальную настройку по каждому сотруднику. Данная функция позволяет очистить все настройки или выбранные настройки.
Раздел «Настройка пользователей» позволяет управлять настройками отчётов, внешним видом программы и прочими настройками. Они также предоставляются конкретному пользователю программы 1С.
Также внешним пользователям можно предоставить право просматривать программу. Удобная функция для предоставления просмотра программы внешним аудиторам, партнёрам и другим пользователям. При установлении признака «Разрешить доступ внешним пользователям открывается блок «Внешние пользователи», в котором устанавливается выбор вида пользователей:
- Контрагенты;
- Физические лица.
При выборе одного из вида открываются данные по внешнему пользователю, которые нужно заполнить, это имя и пароль при входе в систему. После записи становиться активным закладка «Права доступа», в которой устанавливаются права: администратор, главный бухгалтер, синхронизация данных с другими программами, только просмотр.
Права всем предоставлены, желаю удачной и перспективной работы.
