Удобно и оперативно можно осуществлять учёт договоров в 1С

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

  • Контрагенты;
  • Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в  журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

  • Главное;
  • Документы;
  • Присоединённые файлы;
  • Ещё.

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

  • «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
  • «Организация», в которой вы работаете;
  • «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
  • «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

  • «Дата договора»;
  • «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
  • «Срок действия, до…»;
  • «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

  • «Расчёты»;
  • «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
  • «Подписи»;
  • «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

  • Дата,
  • Номер;
  • Тип документа;
  • Сумма;
  • Валюта;
  • Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

  • Договор;
  • Товарная накладная;
  • Акт выполненных работ;
  • Счёт-фактура;
  • Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

  • Сотрудник юридической службы;
  • Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон  договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон , нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

  • Контрагент;
  • Вид договора;
  • Действует на…;
  • Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

  • Наименование;
  • Контрагент;
  • Вид договора;
  • Срок действия;
  • Валюта;
  • Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск».  В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

  • В сканированном виде;
  • Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code


Новая форма и формат декларации по акцизам на алкоголь
Утверждены форма и формат декларации по акцизам на этиловый спирт, алкогольную и (или) подакцизную спиртосодержащую продукцию Приказ ФНС России от ...
Проект. Изменение МРОТ на 2019 год
Планируется установить МРОТ с 1 января 2019 года в сумме 11 280 рублей в месяц Проект Федерального закона ...
Контрольные соотношения для декларации (расчета) по налогу на имущество
ФНС направила контрольные соотношения для декларации (расчета) по налогу на имущество (утв. приказом ФНС от 04.10.2018 № ММВ-7-21/575@) Письмо ФНС ...
Microsoft и Mastercard создадут глобальную систему идентификации
Microsoft и Mastercard работают над решением проблемы слишком большого количества способов идентификации в различных сервисах. Для этого компании планируют запустить ...
Российские силовики закупили необычные отечественные суперкомпьютеры
Сотню суперкомпьютеров российского производства закупили силовые ведомства. Особенность устройств – система жидкостного охлаждения в прозрачном корпусе с неоновой подсветкой. Разбираемся, что это ...
​​​​​​​Microsoft отказалась от использования движка браузера Edge в пользу Chromium
Microsoft окончательно отказалась от попыток продвинуть в массы браузер собственной разработки. Компания рассказала о том, что планирует отказаться от обозревателя ...
Андрей Мироненко: «У нас проблемы не с импортом, а с желанием меняться»
Между выступлениями и ответами на вопросы гостей INFOSTART EVENT мы побеседовали с экспертом по промышленной автоматизации, ИТ-директором в прошлом, а ...
В сервисе «1С:Фрэш» ограничат количество доступных баз
Ограничения затронут тарифы ПРОФ, СПЕЦ и КОРП, ориентированные в большей степени на средний и крупный бизнес. До недавнего времени количество ...
Перенос данных из УПП 1.3 в БП 3.0 (Релизы УПП 1.3.111.1, БП 3.0.65.80)
Перенос данных из УПП 1.3 в БП 3.0 (остатки и документы) включая зарплату и кадры 11.10.2018 Правила обновлены до текущих ...
20 мыслей об ИТ-проектах, или 20 лет спустя
В этой серии из 20-ти статей я готов поделиться своей практикой управления проектами. Примеры, опыт и только то, что проверено ...
Партионный учет товаров в конфигурациях УТ, КА, ЕРП
История развития, особенности реализации в текущих версиях ЕРП 2.4, КА 2.4, УТ 11.4, методы оценки стоимости запасов, примеры расчета стоимости ...
ART - экспериментальный встроенный язык для 1С
Насколько сложным должен быть встроенный инструмент программирования для такой системы, как 1С и что получится, если упростить его до последнего ...
Реализация простого http-сервиса "Просмотр карточки номенклатуры(товара) в браузере"
Практический пример реализации простого http-сервиса средствами 1С Предприятие 8.3. Обеспечивает просмотр списка товаров и просмотр данных товара в браузере ...
Слухи подтвердились: «Яндекс» официально презентовал собственный телефон
Случайно опубликованные характеристики первого смартфона от «Яндекс» подтвердились после презентации устройства. Телефон получил неплохое «железо» при весьма бюджетном ценнике ...
В Alibaba научили речевой алгоритм изолировать голоса в шумной толпе
Китайский конгломерат Alibaba все чаще обращает свое внимание на искусственный интеллект. На конференции NeurIPS 2018 в Монреале они представили презентацию ...