Удобно и оперативно можно осуществлять учёт договоров в 1С

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

  • Контрагенты;
  • Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в  журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

  • Главное;
  • Документы;
  • Присоединённые файлы;
  • Ещё.

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

  • «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
  • «Организация», в которой вы работаете;
  • «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
  • «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

  • «Дата договора»;
  • «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
  • «Срок действия, до…»;
  • «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

  • «Расчёты»;
  • «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
  • «Подписи»;
  • «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

  • Дата,
  • Номер;
  • Тип документа;
  • Сумма;
  • Валюта;
  • Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

  • Договор;
  • Товарная накладная;
  • Акт выполненных работ;
  • Счёт-фактура;
  • Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

  • Сотрудник юридической службы;
  • Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон  договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон , нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

  • Контрагент;
  • Вид договора;
  • Действует на…;
  • Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

  • Наименование;
  • Контрагент;
  • Вид договора;
  • Срок действия;
  • Валюта;
  • Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск».  В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

  • В сканированном виде;
  • Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code


Быстрый подбор номенклатуры по остаткам в 1С:Бухгалтерии 8
Начиная с версии 3.0.72 «1С:Бухгалтерии 8» остатки «Номенклатуры» (остатки товаров, материалов и готовой продукции) можно выбирать со «Склада» автоматически. Как ...
Дата фактического получения дохода сотрудником после увольнения в 1С:ЗУП ред.3
В этом видеоуроке эксперты 1С рассказывают, как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 установить дату фактического получения дохода, ...
Информационная система 1С:ИТС - выпуск август 2019
-Как прикрепить скан документа в "1С:ЗУП 8" (ред. 3)? -Как отразить безвозмездную передачу товаров "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)? -Как арендодателю ...
Как настроить удержания при увольнении за использованный авансом отпуск в 1С:ЗУП ред.3
Если компания при увольнении сотрудника удерживает у него оплату отпуска, использованного авансом, то можно произвести либо удержание из зарплаты, либо ...
Самое важное о перерасчетах в ЗУП 3 1 8 из записи эфира от 01 ноября 2018 г
В ЗУП 3 имеется сервис перерасчетов, который следит за нашими действиями в программе. В каких случаях происходит занесение информации о ...
Как зарегистрировать дополнительный отпуск за выслугу лет в 1С:ЗУП ред.3
В этом видеоуроке эксперты 1С демонстрируют, как в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 зарегистрировать предоставление работнику дополнительного отпуска ...
Методика и механизмы для плавного перехода с 1С:УПП на 1С:ERP
📹 В вебинаре рассмотрены основные вопросы, которые возникают при переходе с УПП на ERP. Существующие проблемы перехода и ограничения. Как ...
Инструкция по работе с БухЭксперт8 в рубрикаторе ЗУП
Получить 15 Лайфхаков по 1С ЗУП: https://buhexpert8.ru/lpzup?utm_source=seobuhexpert@buhexpert8.ru&utm_medium=youtube-seo Смотреть рубрикатор БухЭксперт8 по 1С ЗУП: https://buhexpert8.ru/1s-zup?utm_source=seobuhexpert@buhexpert8.ru&utm_medium=youtube-seo ...
Как сформировать ведомость амортизации по нематериальным активам в 1С:Бухгалтерии 8
В этом видеоуроке эксперты 1С демонстрируют, как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 сформировать отчет по НМА, с помощью которого можно ...
Как настроить дополнительный отпуск за выслугу лет в 1С:ЗУП ред.3
Организация вправе предоставить своим работникам дополнительный отпуск за выслугу лет, предусмотренный коллективным договором. Как настроить такой отпуск в «1С:Зарплате и ...
Подготовка преподавателей для обучения студентов программированию на платформе 1С:Предприятие 8
Ведущий вебинара Павел Чистов, сертифицированный преподаватель 1С. В программе: Об акции «Программировать с «1С» - Легкий старт»; Презентация нового курса ...
Интеграция UMI.CMS PRO и 1С:УНФ
В этом видео вы узнаете, как интегрировать 1С:УНФ и сайт на базе системы управления UMI.CMS или на тарифе Pro сервиса ...