Как сэкономить на автоматизации документооборота (1С:Предприятие + Яндекс.Диск)
Содержание
Облачных сервисов которые предоставлять пользователям безопасно хранить и обмениваться своими документами в интернете на сегодняшний день можно насчитать несколько десятков. В рунете лидирующим сервисом в этой области можно отнести продукт от компании Яндекс. Данный сервис помимо бесплатного дискового пространства (10 Гб) предоставляет открытый API, который можно использовать в других приложениях. В данной статье я расскажу о конфигурации для платформы 1С:Предприятие 8, которая увязывает в одно информационное поле справочники и первичные документы в учетной системе и архив документов размещенный на Яндекс.Диске.
Архив документов на облачном диске в разрезе Контрагентов и Договоров
Конфигурация «Архив документов на облачном диске в разрезе Контрагентов и Договоров» была разработана в компании «ИТ-Терминал» и успешно внедрена нами у одного из наших клиентов.
Конфигурация «Архив документов на облачном диске в разрезе Контрагентов и Договоров» (далее по тексту Конфигурация) предназначена для ведения архивов документов в облачном сервисе Яндекс.Диск в разрезе справочников «Контрагенты» и «Договора контрагентов».
Конфигурация разработана для «1С:Бухгалтерия, редакция 2.0», но может использоваться в любой конфигурации 1С на платформе выше 8.3.6.1977, в режиме совместимости 8.2 в которой есть справочники «Контрагенты», «Договора контрагентов» и «Пользователи» (кроме конфигураций, которые работают на управляемых формах).
Хранение архива документов вне базы данных 1С (в облачном сервисе Яндекс.Диск) решает проблему существенного увеличения размера базы данных. А возможности облачного сервиса Яндекс.Диск позволяют реализовать очень гибкие сценарии обработки архива документов.
С помощью данной Конфигурации можно автоматизировать:
- Ведение договоров в базе 1С;
- Ведение произвольного архива документов в базе 1С;
- Проверка проведения в бухгалтерском учете первичных документов в соответствии с текущими статусами договора контрагента.
Код Конфигурации частично закрыт от редактирования.
С подробным описанием Конфигурации вы можете ознакомиться здесь (рекомендуемый браузер Google Chrome).
Подробнее о функциональных возможностях
Если говорить о функциональных возможностях Конфигурации, максимально кратко, то все сводится к следующему перечню:
- Управление полномочиями пользователей по работе с архивом документов, подробнее см. раздел «Настройка внутренних пользователей» и «Настройка внешних пользователей» в описании Конфигурации;
- Распределение и хранение файлов в облачном сервисе Яндекс.Диск в разрезе Контрагентов и Договоров контрагентов, подробнее см. раздел «Распределение файлов» в описании Конфигурации;
- Ведение произвольного количества аналитических признаков (свойств) для каждого документа, подробнее см. раздел «Ведение свойств файлов» в описании Конфигурации;
- Формирование реестра документов (с детализацией по аналитическим признакам), подробнее см. раздел «Отчет «Реестр файлов» в описании Конфигурации.
Для простоты понимания возможностей конфигурации предлагаю Вам ознакомиться с небольшими видеороликами. Видеоролики подготовлены на примере демо базы 1С:Бухгалтерия 2.0.65.47.
Управление полномочиями пользователей
Распределение и хранение файлов в облачном сервисе Яндекс.Диск
Ведение аналитических признаков документов
Реестр документов
Как сэкономить на автоматизации документооборота или почему стоит купить это решение
Приобретая наше решение вы можете сэкономить за счет двух факторов:
- Низкой цены на облачное дисковое пространство;
- Относительно низкой цены решения в сравнении с аналогами.
Также в список «ЗА» данное решение можно отнести:
- Работая с архивом документом в базе 1С, объем базы данных не увеличивается, так как физически все файлы находятся на облачном диске;
- «Гибкие» сценарии работы с документами за счет распределения полномочий внутри базы 1С так и на Яндекс.Диске;
- Пользователям можно выдать доступ на чтение ко всему архиву или части архива, а пользователь может работать с архивом из любого места с любого устройства.
Демонстрационная база
Если наше решение вызвало у вас интерес, вы можете скачать демонстрационную базу и попробовать все вышеописанное самостоятельно.
Демонстрационная база имеет ограничение — нельзя изменить аккаунт Яндекса к которому подключен облачный диск;
Если вы создадите в демо базе общую папку и вам потребуется выдать на нее доступ для внешнего пользоватся, оставьте соответствующий комментарий внизу статьи в котором обязательно укажите аккаунт яндекса (например ivan_pupkin@yandex.ru) и название общей папки на которую нужно выдать доступ. По мере возможности мы сделаем соответствующую настройку и напишем вам ответ в комментарий к данной статье.
