Создание сводных путевых листов

Как с минимальными трудозатратами существенно снизить риски того, что расходы на ГСМ не будут приняты налоговой инспекцией, по причине того, что отсутствуют документы подтверждающие расход топлива (путевые листы).  Формировать каждый день на каждое автотранспортное средство отдельный путевый лист может быть весьма и весьма сложно, а для некоторых организаций это может быть вообще не выполнимой задачей.

Далее мы расскажем, как можно автоматически создавать сводные путевые листы на каждый автомобиль по данным о фактическом расходе топлива из системы «Ликард-Процесссинг», при этом существенно экономя время на учет путевых листов. Например, если в организации порядка 15 автомобилей, то подготовка сводных, месячных путевых листов может занять около 1 часа работы специалиста.

Ограничения для применения данной схемы учета

Рассматриваемая далее схема автоматизации может быть применена с учетом следующих ограничений:

  • Организация не относится к автотранспортной компании, как следствие вправе установить периодичность заполнения путевого листа, исходя из своей производственной деятельности, например ежемесячно. Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать в затраты;
  • Желательно, но не обязательно — водители заправляются по топливным картам (например, по топливным картам Лукойл). На примере Лукойла, можно в режиме онлайн из системы «Ликард-Процессинг» выгружать данные о фактах заправки каждого транспортного средства в разрезе даты, номера топливной карты, вида топлива, количества топлива и стоимости заправки;
  • Маршруты по которым ездят водители — условно постоянны. Т.е. водители ездят всегда примерно по одним и тем же маршрутам, нет такой ситуации, что в этот месяц одни маршруты, в а следующий месяц совершенно другие;
  • В учетной политике отражено, что затраты на ГСМ списываются в расходы на основании утвержденной на предприятии формы сводного путевого листа.

Пример сводного путевого листа:

Обобщенный алгоритм подготовки сводного путевого листа

Последовательность шагов по подготовке сводного путевого листа:

  • Один раз, в начале ведения учета для каждого автомобиля в учетной системе необходимо ввести справочную информацию: водитель и топливная карта, вид топлива, начальные показания спидометра и остатка топлива в баке, нормативы расхода топлива в летний и зимний период, маршруты;
  • За необходимый период времени (месяц или любой произвольный период) выгрузка и загрузка в учетную систему данных о фактических заправках из «Ликард-Процессинг» (данный шаг не обязательный);
  • Автоматическое заполнение сводного путевого листа (или массовое создание путевых листов):
    • автоматический расчет расхода топлива на основании данных о начальном и конечном показании спидометра и остатка ГСМ в баке, а  также фактическом потреблении ГСМ (загруженном из сторонней системы или введенной вручную);
    • на каждый календарный день выбирается случайным образом маршрут который закреплен за транспортным средством (список маршрутов при необходимости можно скорректировать);
    • пропорционально нормативной длине маршрута автоматическое распределение фактического пробега за месяц по маршрутам.

Учетная система «Сводные путевые листы»

По описанному в данной статье подходу автоматического создания сводных путевых листов, была разработана специализированная конфигурация 1С «Сводные путевые листы».

Основные функциональные возможности данной конфигурации:

  • Ведение нормативно-справочной информации;
  • Импорт данных о фактических заправках из «Ликард-Процессинг»;
  • Автоматическое создание сводных путевых листов (включая массовое создание);
  • Отчетность по фактическим заправкам и движениям ГСМ.

«Интеграция» с бухгалтерской системой предполагает следующий механизм: по итогам месяца на основании отчета по движению топлива бухгалтер смотрит общий расход топлива, и на основании этих данных делает в «1С:Бухгалтерия предприятия» вручную один документ «Требование-накладная».

Скачать конфигурацию «1С:Сводные путевые листы» можно здесь.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code


Оснащение для магазина с доставкой от компании Ru-Holod
Выбор оборудования зависит от цели его эксплуатации. В магазине оборудование для реализации продуктов питания, условия хранения которых требуют поддержания особой ...
Проверка отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в 1С ЗУП 3.1
Какие проверки необходимо произвести для успешной сдачи отчетов 6-НДФЛ и 2-НДФЛ и какие средства в 1С ЗУП 3.1 в этом ...
Как сократить издержки в производственной компании малого бизнеса. Вебинар
18 февраля 2020 г. состоялся вебинар «Как сократить издержки в производственной компании малого бизнеса. Планирование, фактическая себестоимость, анализ в 1С:Управление ...
Интервью с Сергеем Кукановым
На предприятии есть производство, но вы ещё не доросли до крупных систем управления? Тогда вполне можете попробовать обойтись решением 1С:Управление ...
Годовая отчетность за 2019 г.: бухгалтерская и налоговая
Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре "Годовая отчетность за 2019 г.: бухгалтерская и налоговая" https://buhexpert8.ru/dostup#buh ПРОГРАММА СЕМИНАРА НАЛОГОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ: • ...
Новое в ЗУП за 5 мин [выпуск от 17.02.2020]
Выпуск на нашем сайте - https://buhexpert8.ru/1s-zup#tt-5min В этом выпуске: • Разместили ответы на вопросы с семинара по СЗВ-ТД • Обновили ...
1С:ERP Урок 55. Исполнение заказа на производство
Пятьдесят пятый видеоурок вводного курса по «1С:ERP Управление предприятием». Тема на сегодня – исполнение заказа на производство (без использования пооперационного ...
Новое в учете и отчетности по НДФЛ в 2020 году
Изменения по НДФЛ в 2020 году. Изменения сроков и порядка представления отчетности по НДФЛ. Как представить отчетность по доходам по ...
Ошибки при учете договоров ГПХ в 1С ЗУП 3.1
Кого считать работниками по договорам ГПХ. Ошибки квалификации договоров ГПХ. Выплаты по договорам ГПХ в 1С ЗУП 3.1. Смотрите тест-драйва ...
Ответы на популярные вопросы по ЭТК - часть 2
Фрагмент вебинара по электронным трудовым от 11.02.2020 - Если все оставляют бумажные трудовые, можно ли не сдавать СЗВ-ТД? - Нужно ...
Юридическая и организационная (управленческая) структура Компании в 1С:ЗУП КОРП
✔️ Как настроить в 1С:ЗУП КОРП юридическую и организационную (управленческую) структуру Компании? ✔️ Какой отчет показывает сотрудников в разрезе оргструктуры? ...
1С:Электронные трудовые книжки - бесплатный сервис от фирмы 1С
Если вы не используете программу 1С, предлагаем вам воспользоваться сервисом для формирования отчета СЗВ-ТД совершенно бесплатно. Переходите по ссылке etk.1c.ru ...
Сведения о среднесписочной численности работников в 1С 8.3 ЗУП
Кем и в какие сроки сдаются сведения по среднесписочной численности. Что входит в понятие среднесписочная численность и как она рассчитывается ...