«Корректировка записей регистров» и другие способы редактирования записей
Содержание
- 1 Пара слов о расположении и внешнем виде документа «Корректировка записей регистра»
- 2 Настройка состава регистров
- 3 Закладка «Заполнение движений»
- 4 Требования к внешней обработке – действию
- 5 Особенности использования процедуры «Инициализировать» в документе «Корректировка записей регистров»
- 6 Сторнирование движений в Бухгалтерии 8.3
- 7 Корректировка регистров в ЗУП
- 8 «Сторнирование начислений»
- 9 Подводные камни корректировок
Большинство документов в типовых конфигурациях 1С формируют движения по нескольким регистрам, что, в свою очередь, может привести к проблемам с изменением (отменой или сторнированием) этих записей. Если пользователь вручную откорректирует данные одной таблицы и не тронет другую, это, в дальнейшем, повлечет за собой ошибки при формировании отчетов и создании других документов. Именно поэтому специалисты 1С рекомендуют в целях сторнирования движений использовать специальный документ – «Корректировка записей регистров» или другие существующие и отработанные встроенные механизмы.
Сразу следует оговорить две вещи:
- В версиях конфигураций 8.3 и выше реализованы другие механизмы редактирования движений документов;
- В типовых конфигурациях заполнять и проводить документ «Корректировка записей регистра» может только пользователь с полными правами.
Пара слов о расположении и внешнем виде документа «Корректировка записей регистра»
Если рассматривать вариант работы с программой в обычном (неуправляемом) режиме, в интерфейсе «Полный», то этот документ можно найти в меню «Документы», на закладке «Дополнительно» (Рис.1)
Рис.1
В режиме управляемых форм, запустить документ можно из меню «Все функции».
В программе «Управление производственным предприятием» (версия 8.3.11.2924) в режиме обычного приложения форма нового документа выглядит так, как представлено на Рис.2.
Рис.2
На этой форме, помимо стандартных для любого документа информационной базы реквизитов «Номер» и «Дата» мы видим четыре закладки:
- Заполнение движений;
- Регистры бухгалтерии;
- Регистры накопления;
- Регистры сведений.
На основании внешнего вида документа, мы можем сделать вывод, о том, что он не предназначен для внесения корректировок в записи регистров расчета.
Помимо закладок, на этой форме видна интересная кнопка – «Настройка состава регистров», с нее мы и начнем наш разбор.
Настройка состава регистров
Нажатие на эту кнопку открывает форму подбора тех регистров, информацию в которых мы собираемся редактировать (Рис.3).
Рис.3
Устанавливая и снимая соответствующие флажки в табличных частях закладок, мы сообщаем программе, данные каких таблиц необходимо будет формировать. В соответствии с нашим выбором будет изменяться внешний вид формы документа «Корректировка записей регистров». В частности, на закладках будут появляться табличные части с колонками, указывающими на реквизиты, измерения и ресурсы добавляемых регистров (Рис.4).
Рис.4
Аналогичную функцию выполняет одноименная кнопке команда, прописанная на каждой из трех закладок с типами регистров.
Закладка «Заполнение движений»
Как видно из Рис.5, на этой закладке нет команды «Настройка состава», однако есть флажок, устанавливающий будет ли этот документ служить корректировкой к какому-либо другому объекту.
Рис.5
Активация этого флажка открывает табличную часть, в которой пользователь может выбрать:
- Какое действие он собирается совершить (по умолчанию доступно только сторнирование движений документа);
- С каким объектом будут совершаться действия (сначала надо будет выбрать вид документа, а после конкретная запись информационной базы);
- Примечание или обоснование собственных действий (текстовая строка неограниченной длины).
После выбора объекта и нажатия на кнопку «Заполнить движения» на остальных закладках произойдет автоматическое заполнение табличных частей, и Вы сможете приступить к редактированию.
Важно! На данной закладке обязательно должна быть заполнена колонка «Действие», в противном случае проведение документа будет невозможно. В качестве действия может выступать как включенное в состав конфигурации типовое или нетиповое решение, так и внешняя компонента (обработка).
В частности, предопределенное действие «Сторнирование движений документа» формирует движения аналогичные движениям документа источника, но с противоположными знаками. Это действие не может быть осуществлено для регистров расчета и регистров сведений, так что, если у документа есть такие движения, сторнирование проигнорирует эти записи.
Требования к внешней обработке – действию
Для того чтобы тот или иной обработчик можно было выбрать в качестве «Действия» в табличной части «Заполнение движений», он должен соответствовать следующим критериям:
- Он должен быть зарегистрирован в справочнике «Внешние обработки» (для конфигурации «УПП»);
- Вид обработки должен быть – «Заполнение табличных частей»;
- Модуль обработки должен содержать экспортную процедуру Инициализировать.
Так как реквизит «Документ» табличной части «Заполнение движений» не обязательно должен содержать ссылку на какой-либо объект информационной базы, проверку его на пустое значение необходимо включить непосредственно в модуль обработки.
Как мы уже говорили выше, в поздних версиях программы документ «Корректировка записей регистров» отсутствует. В разных конфигурациях его функции выполняют разные документы.
Особенности использования процедуры «Инициализировать» в документе «Корректировка записей регистров»
В общих случаях процедура «Инициализировать» в обработках заполнения табличных частей должны быть установлены и определены три параметра:
- СсылкаНаОбъект – указывает на документ, откуда происходит вызов процедуры обработчика;
- ИмяТабличнойЧасти – привязывает обработку к конкретной табличной части документа;
- Объект – объект информационной базы, который будет обработан.
Именно последние два параметра для документа «Корректировка» имеют некоторые особенности использования.
Во-первых, при добавлении обработчика в справочник внешних обработок для её использования невозможно выбрать конкретную табличную часть.
Во-вторых, в отличии от других процедур заполнения, в параметр «Объект» будет передаваться не тот объект, для которого вызывается обработчик, а данные из реквизита табличной части «Документ».
Таким образом, так-как поле «Документ» необязательно для заполнения, проверку на его заполненность необходимо включать в код модуля обработки.
Сторнирование движений в Бухгалтерии 8.3
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» и всех отраслевых решениях, созданных на ее основе, эта функция выпала на документ «Операция, введенная вручную».
Помимо своей основной функции – регистрации бухгалтерского отражения хозяйственной деятельности, этот объект может отсторнировать движения практически любого документа по любому регистру.
Для этого:
- Откроем журнал операций и нажмем на кнопку «Создать»;
- В открывшемся меню (Рис.6), выберем «Сторно документа»;
Рис.6
- Открывшаяся форма (Рис.7) содержит обязательный для заполнения реквизит «Сторнируемый документ»;
Рис.7
- На основании его движений программа автоматически создаст и заполнит закладки с данными по бухгалтерским регистрам и регистрам накопления;
- Пользователь может самостоятельно указать, какие данные должны быть скорректированы.
Корректировку произвольного регистра можно осуществить, если при создании операции выбрать тип документа «Операция». После этого в командной панели формы объекта необходимо нажать кнопку «Еще» (Рис.8)
Рис.8
Активация команды «Выбор регистров» откроет окно подбора (Рис.9)
Рис.9
Дальнейшие действия мало чем отличаются от любого заполнения табличных частей других документов.
Однако, в некоторых типовых конфигурациях (в частности в «Зарплате и управление персоналом») полностью отсутствует бухгалтерская часть, а, следовательно, нет и «Операций», что же тут придумали разработчики?
Корректировка регистров в ЗУП
В программе «Зарплата и управление персоналом», версии 8.3 для большинства документов, регистрирующих информацию о расчетах, начислениях и кадровых движениях на форме доступны две команды – «Исправить» и «Сторнировать». Кроме этого существует третий вариант решения проблемы корректировки – внесение «забытого» документа задним числом.
Некоторые документы, например «Работа в выходные и праздники», не являются самостоятельными расчетчиками заработной платы, а всего лишь служат основанием для формирования записей при начислениях, именно поэтому в них не предусмотрены рассматриваемые нами команды.
Давайте разберемся в чем разница, что общего у этих двух команд и определимся с основными принципами их использования.
На формах документов, проведенных и находящихся в закрытом для расчета периоде, мы можем увидеть надпись, представленную на Рис.10:
Документы текущего расчетного периода мы можем исправлять и перепроводить без особых проблем, а вот изменения закрытых периодов, скорее всего, потребует дополнительных перерасчетов и внесения корректировок в уже сформированные отчеты.
Итак:
- Командой «Исправить» мы должны пользоваться в тех случаях, когда документ содержит неправильные или непроверенные данные (не тот сотрудник, не тот период, не в той должности и так далее) и документ находится в закрытом для исправления периоде;
- Командой «Сторнировать» следует пользоваться, когда документ в целом введен ошибочно и все его движения должны быть отменены (больничные листы признанные недостоверными, ошибочно назначенные доплаты или удержания и т.д.).
В первом случае в информационной базе будет создан документ-исправление, на форме исходного документа появится соответствующая информация, форма вновь созданного (в открытом периоде) объекта так же будет содержать ссылку на исходную запись. (Рис.11).
Рис.11
В исправляющем документе будет создана либо закладка «Пересчет прошлого периода», либо «Доначесления», либо «Пересчет начислений».
Во втором случае в программе будет создан отдельный документ «Сторнирование начислений».
«Сторнирование начислений»
Сторнирующий документ можно создать из подсистемы «Зарплата», в меню «См.также» имеется соответствующая команда.
Основным реквизитом объекта является поле «Сторнируемый документ», которое имеет существенное ограничение по типу. Кроме того, на форме предусмотрены:
- Указание периода, в который попадут начисления;
- Переключатель автоматического формирования доначисления;
- Табличная часть, содержащие данные о сотруднике, размере и основных показателях отменяемых движений.
Важно понимать, что любые исправления заработной платы сотрудника, вне зависимости от того в какую сторону оно происходит (доначисление или удержание) жестко регламентируется существующим законодательством. В частности, согласно ст. 137 Трудового кодекса удержать излишне начисленную заработную плату можно, для:
- Возмещения выданного в счет з/п и неотработанного аванса;
- Погашения аванса, если он был не израсходован и не возвращен;
- Возврата сумм, выплаченных в результате счетных ошибок (то есть ошибках при арифметических расчетах);
- В качестве компенсации излишне оплаченного отпуска при увольнении.
Кроме этого, существует несколько случаев, когда работник может в добровольном порядке возместить ошибочно выданную ему заработную плату и все они регламентируются п.3 ст. 1109 ГК РФ.
Подводные камни корректировок
Прежде, чем приступать к внесению изменений в закрытые периоды и редактированию записей следует тщательно взвесить все за и против этой процедуры:
- Даже незначительные корректировки могут повлечь серьезные последствия, так как на основе старых данных уже могут быть сформированы новые документы;
- Всегда представляйте, как Ваши изменения повлияют на работу других подразделений;
- Если в компании настроена синхронизация (обмен данными) между базами, изменения лучше делать на исходном документе.
Понятно, что полностью избежать корректировок при большом количестве пользователей вряд ли получится, но постарайтесь свести их к минимуму, в частности, за счет тщательного оперативного контроля вводимой информации. В этом случае Вы существенно сократите влияние «человеческого фактора».
