
«Корректировка записей регистров» и другие способы редактирования записей
Содержание
- 1 Пара слов о расположении и внешнем виде документа «Корректировка записей регистра»
- 2 Настройка состава регистров
- 3 Закладка «Заполнение движений»
- 4 Требования к внешней обработке – действию
- 5 Особенности использования процедуры «Инициализировать» в документе «Корректировка записей регистров»
- 6 Сторнирование движений в Бухгалтерии 8.3
- 7 Корректировка регистров в ЗУП
- 8 «Сторнирование начислений»
- 9 Подводные камни корректировок
Большинство документов в типовых конфигурациях 1С формируют движения по нескольким регистрам, что, в свою очередь, может привести к проблемам с изменением (отменой или сторнированием) этих записей. Если пользователь вручную откорректирует данные одной таблицы и не тронет другую, это, в дальнейшем, повлечет за собой ошибки при формировании отчетов и создании других документов. Именно поэтому специалисты 1С рекомендуют в целях сторнирования движений использовать специальный документ – «Корректировка записей регистров» или другие существующие и отработанные встроенные механизмы.
Сразу следует оговорить две вещи:
- В версиях конфигураций 8.3 и выше реализованы другие механизмы редактирования движений документов;
- В типовых конфигурациях заполнять и проводить документ «Корректировка записей регистра» может только пользователь с полными правами.
Пара слов о расположении и внешнем виде документа «Корректировка записей регистра»
Если рассматривать вариант работы с программой в обычном (неуправляемом) режиме, в интерфейсе «Полный», то этот документ можно найти в меню «Документы», на закладке «Дополнительно» (Рис.1)
В режиме управляемых форм, запустить документ можно из меню «Все функции».
В программе «Управление производственным предприятием» (версия 8.3.11.2924) в режиме обычного приложения форма нового документа выглядит так, как представлено на Рис.2.
На этой форме, помимо стандартных для любого документа информационной базы реквизитов «Номер» и «Дата» мы видим четыре закладки:
- Заполнение движений;
- Регистры бухгалтерии;
- Регистры накопления;
- Регистры сведений.
На основании внешнего вида документа, мы можем сделать вывод, о том, что он не предназначен для внесения корректировок в записи регистров расчета.
Помимо закладок, на этой форме видна интересная кнопка – «Настройка состава регистров», с нее мы и начнем наш разбор.
Настройка состава регистров
Нажатие на эту кнопку открывает форму подбора тех регистров, информацию в которых мы собираемся редактировать (Рис.3).
Устанавливая и снимая соответствующие флажки в табличных частях закладок, мы сообщаем программе, данные каких таблиц необходимо будет формировать. В соответствии с нашим выбором будет изменяться внешний вид формы документа «Корректировка записей регистров». В частности, на закладках будут появляться табличные части с колонками, указывающими на реквизиты, измерения и ресурсы добавляемых регистров (Рис.4).
Аналогичную функцию выполняет одноименная кнопке команда, прописанная на каждой из трех закладок с типами регистров.
Закладка «Заполнение движений»
Как видно из Рис.5, на этой закладке нет команды «Настройка состава», однако есть флажок, устанавливающий будет ли этот документ служить корректировкой к какому-либо другому объекту.
Активация этого флажка открывает табличную часть, в которой пользователь может выбрать:
- Какое действие он собирается совершить (по умолчанию доступно только сторнирование движений документа);
- С каким объектом будут совершаться действия (сначала надо будет выбрать вид документа, а после конкретная запись информационной базы);
- Примечание или обоснование собственных действий (текстовая строка неограниченной длины).
После выбора объекта и нажатия на кнопку «Заполнить движения» на остальных закладках произойдет автоматическое заполнение табличных частей, и Вы сможете приступить к редактированию.
Важно! На данной закладке обязательно должна быть заполнена колонка «Действие», в противном случае проведение документа будет невозможно. В качестве действия может выступать как включенное в состав конфигурации типовое или нетиповое решение, так и внешняя компонента (обработка).
В частности, предопределенное действие «Сторнирование движений документа» формирует движения аналогичные движениям документа источника, но с противоположными знаками. Это действие не может быть осуществлено для регистров расчета и регистров сведений, так что, если у документа есть такие движения, сторнирование проигнорирует эти записи.
Требования к внешней обработке – действию
Для того чтобы тот или иной обработчик можно было выбрать в качестве «Действия» в табличной части «Заполнение движений», он должен соответствовать следующим критериям:
- Он должен быть зарегистрирован в справочнике «Внешние обработки» (для конфигурации «УПП»);
- Вид обработки должен быть – «Заполнение табличных частей»;
- Модуль обработки должен содержать экспортную процедуру Инициализировать.
Так как реквизит «Документ» табличной части «Заполнение движений» не обязательно должен содержать ссылку на какой-либо объект информационной базы, проверку его на пустое значение необходимо включить непосредственно в модуль обработки.
Как мы уже говорили выше, в поздних версиях программы документ «Корректировка записей регистров» отсутствует. В разных конфигурациях его функции выполняют разные документы.
Особенности использования процедуры «Инициализировать» в документе «Корректировка записей регистров»
В общих случаях процедура «Инициализировать» в обработках заполнения табличных частей должны быть установлены и определены три параметра:
- СсылкаНаОбъект – указывает на документ, откуда происходит вызов процедуры обработчика;
- ИмяТабличнойЧасти – привязывает обработку к конкретной табличной части документа;
- Объект – объект информационной базы, который будет обработан.
Именно последние два параметра для документа «Корректировка» имеют некоторые особенности использования.
Во-первых, при добавлении обработчика в справочник внешних обработок для её использования невозможно выбрать конкретную табличную часть.
Во-вторых, в отличии от других процедур заполнения, в параметр «Объект» будет передаваться не тот объект, для которого вызывается обработчик, а данные из реквизита табличной части «Документ».
Таким образом, так-как поле «Документ» необязательно для заполнения, проверку на его заполненность необходимо включать в код модуля обработки.
Сторнирование движений в Бухгалтерии 8.3
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» и всех отраслевых решениях, созданных на ее основе, эта функция выпала на документ «Операция, введенная вручную».
Помимо своей основной функции – регистрации бухгалтерского отражения хозяйственной деятельности, этот объект может отсторнировать движения практически любого документа по любому регистру.
Для этого:
- Откроем журнал операций и нажмем на кнопку «Создать»;
- В открывшемся меню (Рис.6), выберем «Сторно документа»;
- Открывшаяся форма (Рис.7) содержит обязательный для заполнения реквизит «Сторнируемый документ»;
- На основании его движений программа автоматически создаст и заполнит закладки с данными по бухгалтерским регистрам и регистрам накопления;
- Пользователь может самостоятельно указать, какие данные должны быть скорректированы.
Корректировку произвольного регистра можно осуществить, если при создании операции выбрать тип документа «Операция». После этого в командной панели формы объекта необходимо нажать кнопку «Еще» (Рис.8)
Активация команды «Выбор регистров» откроет окно подбора (Рис.9)
Дальнейшие действия мало чем отличаются от любого заполнения табличных частей других документов.
Однако, в некоторых типовых конфигурациях (в частности в «Зарплате и управление персоналом») полностью отсутствует бухгалтерская часть, а, следовательно, нет и «Операций», что же тут придумали разработчики?
Корректировка регистров в ЗУП
В программе «Зарплата и управление персоналом», версии 8.3 для большинства документов, регистрирующих информацию о расчетах, начислениях и кадровых движениях на форме доступны две команды – «Исправить» и «Сторнировать». Кроме этого существует третий вариант решения проблемы корректировки – внесение «забытого» документа задним числом.
Некоторые документы, например «Работа в выходные и праздники», не являются самостоятельными расчетчиками заработной платы, а всего лишь служат основанием для формирования записей при начислениях, именно поэтому в них не предусмотрены рассматриваемые нами команды.
Давайте разберемся в чем разница, что общего у этих двух команд и определимся с основными принципами их использования.
На формах документов, проведенных и находящихся в закрытом для расчета периоде, мы можем увидеть надпись, представленную на Рис.10:
Документы текущего расчетного периода мы можем исправлять и перепроводить без особых проблем, а вот изменения закрытых периодов, скорее всего, потребует дополнительных перерасчетов и внесения корректировок в уже сформированные отчеты.
Итак:
- Командой «Исправить» мы должны пользоваться в тех случаях, когда документ содержит неправильные или непроверенные данные (не тот сотрудник, не тот период, не в той должности и так далее) и документ находится в закрытом для исправления периоде;
- Командой «Сторнировать» следует пользоваться, когда документ в целом введен ошибочно и все его движения должны быть отменены (больничные листы признанные недостоверными, ошибочно назначенные доплаты или удержания и т.д.).
В первом случае в информационной базе будет создан документ-исправление, на форме исходного документа появится соответствующая информация, форма вновь созданного (в открытом периоде) объекта так же будет содержать ссылку на исходную запись. (Рис.11).
В исправляющем документе будет создана либо закладка «Пересчет прошлого периода», либо «Доначесления», либо «Пересчет начислений».
Во втором случае в программе будет создан отдельный документ «Сторнирование начислений».
«Сторнирование начислений»
Сторнирующий документ можно создать из подсистемы «Зарплата», в меню «См.также» имеется соответствующая команда.
Основным реквизитом объекта является поле «Сторнируемый документ», которое имеет существенное ограничение по типу. Кроме того, на форме предусмотрены:
- Указание периода, в который попадут начисления;
- Переключатель автоматического формирования доначисления;
- Табличная часть, содержащие данные о сотруднике, размере и основных показателях отменяемых движений.
Важно понимать, что любые исправления заработной платы сотрудника, вне зависимости от того в какую сторону оно происходит (доначисление или удержание) жестко регламентируется существующим законодательством. В частности, согласно ст. 137 Трудового кодекса удержать излишне начисленную заработную плату можно, для:
- Возмещения выданного в счет з/п и неотработанного аванса;
- Погашения аванса, если он был не израсходован и не возвращен;
- Возврата сумм, выплаченных в результате счетных ошибок (то есть ошибках при арифметических расчетах);
- В качестве компенсации излишне оплаченного отпуска при увольнении.
Кроме этого, существует несколько случаев, когда работник может в добровольном порядке возместить ошибочно выданную ему заработную плату и все они регламентируются п.3 ст. 1109 ГК РФ.
Подводные камни корректировок
Прежде, чем приступать к внесению изменений в закрытые периоды и редактированию записей следует тщательно взвесить все за и против этой процедуры:
- Даже незначительные корректировки могут повлечь серьезные последствия, так как на основе старых данных уже могут быть сформированы новые документы;
- Всегда представляйте, как Ваши изменения повлияют на работу других подразделений;
- Если в компании настроена синхронизация (обмен данными) между базами, изменения лучше делать на исходном документе.
Понятно, что полностью избежать корректировок при большом количестве пользователей вряд ли получится, но постарайтесь свести их к минимуму, в частности, за счет тщательного оперативного контроля вводимой информации. В этом случае Вы существенно сократите влияние «человеческого фактора».