Особенности переноса и выверки данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.0

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016. Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

  • Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
  • Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
  • Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

  • Мобильное приложение;
  • Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
  • Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
  • Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
  • Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
  • Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
  • Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
  • Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
  • Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе).  Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Далее нужно установить пустую базу ЗУП 3.0 (последний актуальный релиз) и обновить версию платформы до той, которая требуется для корректной работы ЗУП 3.0.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков» — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос» — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант  «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

Если на этом шаге перейти по ссылке «Настройка», то можно выбрать вариант «Полный перенос». Здесь представлены две опции:

  • Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
  • Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

  • Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
  • Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

  • Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
  • Виды расчетов (начисления и удержания);
  • Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
  • Договоры ГПХ;
  • Действующие отпуска по уходу за ребенком;
  • Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
  • Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт  будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

После переноса договоров ГПХ рекомендуется проверить настройки вариантов оплаты. Это связано с тем, что в редакции 2.5 был всего один вариант оплаты по договорам ГПХ. В новой редакции вариантов больше — можно выбрать более удобный.

Что не переносятся в этом варианте:

  • Вакансии;
  • Вилки окладов из штатного расписания;
  • Виды расчетов с произвольными формулами;
  • Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
  • Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
  • Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
  • Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
  • Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
  • Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные.  Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

  • Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
  • Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
  • Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
  • Данные для расчета среднего заработка;
  • Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
  • Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

  • Прием на работу;
  • Кадровый перевод;
  • Увольнение;
  • Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
  • Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
  • Исполнительный лист;
  • Заявление на вычеты по НДФЛ;
  • Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
  • Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

  • Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
  • Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

  • Начальная штатная расстановка;
  • Задолженность по заработной плате;
  • Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

  • всех сотрудников;
  • их должности и дату приема на работу;
  • подразделения;
  • текущие плановые начисления;
  • количество занимаемых ставок;
  • вариант расчета аванса;
  • графики работы;
  • а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

  • Список сотрудников;
  • Подразделения;
  • Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

  • Список сотрудников;
  • Период оплаты;
  • Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры».  Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

  • ТДК — Информация о трудовых договорах;
  • РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
  • РОтп — Данные об отпусках всех видов;
  • ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
  • ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
  • ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
  • НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
  • ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
  • СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

  • ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
  • РОтп — Реестр отпусков;
  • ОСО — Фактические отпуска;
  • ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
  • НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
  • ЗС — Расчеты по займам;
  • ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
  • ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

  • Подразделения;
  • Графики работы;
  • Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
  • Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
  • Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
  • Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
  • Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
  • Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
  • Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует.  Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

  • Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
  • Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
  • Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
  • Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
  • Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.



Расширение для обмена между "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1" и "1С:Бухгалтерия предприятия 2.0"
Продукт предназначен для обмена между "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1" и "1С:Бухгалтерия предприятия 2.0". Данное решение является расширением для конфигурации ...
Регистрация телефонных звонков (CRM)
IT-Решение: Регистрация телефонных звонков (CRM) позволяет вести автоматический учет телефонных звонков. С помощью нее у пользователя есть возможность определить звонящего ...
Google открыла доступ к трехмерной библиотеке геоданных
Google выложила в открытый доступ библиотеку, на которой построена мировая географическая база данных компании ...
Ознакомительная версия «1С:Библиотеки интеграции с МДЛП»
Фирма «1С» выпустила ознакомительную версию «1С:Библиотеки интеграции с МДЛП», которая предоставляет набор механизмов для обмена данными с системой маркировки ФГИС ...
Стартовал второй международный конкурс  «1С:Проект года»
Фирма «1С» начала принимать заявки на второй международный конкурс лучших проектов автоматизации и учета «1С:Проект года» для проектов, реализованных в ...
Google закрывает раздел с приложениями для Chrome
О намерении убрать браузерные приложения из Chrome для Windows, macOS и Linux компания заявила еще год назад, однако закрыла соответствующий ...
Покупка валюты (без использования счета 57 "Переводы в пути")
Для ведения учета операций с иностранной валютой организация вправе использовать счет 57 "Переводы в пути", но если списание рублей со ...
Новый релиз Управление небольшой фирмой, редакция 1.6
Текущая версия конфигурации "Управление нашей фирмой" предназначена для использования с версией системы 1С:Предприятие 8.3 не ниже 8.3.10.2650. Обновление предназначено для ...
Инфостарт приглашает на Единый семинар «1С» для бухгалтеров и руководителей
20 декабря 2017 года в 100 городах пройдет очередной Единый семинар «1С». В Санкт-Петербурге организатором мероприятия выступит Инфостарт ...
Фирма «1С» выпустила программный продукт «1С:Заказчик-застройщик. Модуль для 1С:ERP»
Модуль предназначен для интеграции в единую информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» и позволяет покрыть потребности по автоматизации ...
Минфин предлагает ввести уголовную ответственность за расчеты в криптовалютах
Министерство финансов РФ хочет запретить ведение торгового обмена с использованием виртуальных денег любого вида. За это планируют ввести административную и ...
В России введут учет IoT-устройств
Правительство РФ планируют регистрировать все устройства интернета вещей, поскольку в последнее время с их помощью участились случаи хакерских атак на ...
«1С» и АТОЛ выпустили бюджетный комплект для торговли по 54-ФЗ
Фирма «1С» совместно с АТОЛ разработали компактное и эргономичное решение для автоматизации розничной торговли на предприятиях малого и микробизнеса ...
Новый релиз Комплексная автоматизация, редакция 1.1
Текущий релиз конфигурации "Комплексная автоматизация" предназначен для использования с версией системы 1С:Предприятие 8 не ниже 8.2.19.130, а также может использоваться ...
Покупка валюты (без использования счета 57 "Переводы в пути")
Для ведения учета операций с иностранной валютой организация вправе использовать счет 57 "Переводы в пути", но если списание рублей со ...